Anche nelle aziende del settore sanitario si sta diffondendo sempre di più la consapevolezza dei notevoli vantaggi che la tecnologia è in grado di garantire in termini di riduzione dell’errore umano, efficienza organizzativa, capacità di analisi delle variabili del business, sostegno alle decisioni aziendali, miglioramento dei processi, snellimento delle procedure, maggiore attenzione alle esigenze della clientela.
Un buon software gestionale, noto anche come programma di gestione della pratica medica o semplicemente gestionale medico, consente di cambiare completamente il modo in cui le organizzazioni poliambulatoriali gestiscono le proprie attività giornaliere e accompagna il medico in tutte le fasi operative del suo lavoro.
Digitalizzare la gestione dell’impresa sanitaria: facciamo subito un esempio.
Oltre a fornire soluzioni semplici ed ottimizzate per la programmazione delle prestazioni, per la comunicazione diretta ai pazienti, per la fatturazione e altre funzioni standard, il software gestionale per poliambulatorio consente di automatizzare numerose attività che altrimenti richiederebbero tempo ed energie. Facciamo un esempio concreto: il paziente deve effettuare ciclicamente una terapia ma è disponibile solo nel pomeriggio; il sistema permette di pianificare gli appuntamenti in base a questa disponibilità, inibendo le mattine e incrociando nel contempo i calendari di tutte le risorse disponibili della struttura (medici e personale della struttura, macchinari, stanze ambulatoriali, etc.).
In questo modo si ha una perfetta convergenza tra lo sviluppo della tecnologa e il perseguimento della massima soddisfazione del cliente.
La differenza tra il software dei poliambulatori ed i sistemi EMR.
C’è una grande differenza tra un programma di contabilità e un “gestionale sanitario integrato”; allo stesso modo capita spesso di fare confusione tra l’Electronic Medical Record (EMR) o Cartella Clinica Sanitaria (CCS) e una soluzione software completa.
Per dirla semplicemente, i sistemi EMR (o CSS) sono utilizzati esclusivamente per aspetti della pratica clinica, come la gestione del fascicolo sanitario elettronico (FSE) o delle cartelle cliniche digitalizzate. Allo stesso modo un software contabile gestisce esclusivamente gli aspetti amministrativi.
La complessità di un moderno Centro Polispecialistico necessita, al contrario, di funzionalità estese che siano in grado di incorporare le cartelle cliniche elettroniche e la gestione amministrativa con un’ampia serie di altre attività di pianificazione e controllo. Per questo motivo, i software per poliambulatorio più sofisticati e completi stanno diventando sempre più popolari.
La soluzione CGM XMEDICAL: caratteristiche essenziali.
Partendo proprio dalla specifica necessità di accorpamento delle molteplici funzionalità indicate in precedenza, la multinazionale tedesca CompuGroup Medical (CGM), leader a livello internazionale di software per le strutture mediche, ha sviluppato ormai da diversi anni una soluzione in grado di incorporare ogni possibile esigenza della struttura poliambulatoriale.
I vantaggi di questo software, denominato CGM XMEDICAL, sono numerosi. Vediamone alcuni.
- Un unico prodotto informatico e un’interfaccia univoca consente di autorizzare diversi utenti interni alla struttura (a seconda dei ruoli e delle autorizzazioni) ad inserire dati e fruire delle elaborazioni: questo a tutto vantaggio della riduzione degli errori umani, della centralizzazione e messa in sicurezza delle informazioni che il sistema è in grado di fornire.
- Un unico software gestionale garantisce una flessibilità totale: è molto più facile modificare e lavorare su un solo sistema piuttosto che su sistemi eterogenei e differenti, cercando poi, spesso inutilmente, di reintegrarli e armonizzarli fra loro.
- La qualità dei dati offerti dal sistema è un altro aspetto fondamentale: più un dato è affidabile a livello operativo e più è possibile integrare sistemi di business intelligence per fare analisi statistiche, cliniche e di mercato nel breve, medio e lungo periodo.
- Nella corretta gestione dell’azienda sanitaria privata (per non parlare di quella pubblica!) sempre più spesso si trascura il ruolo sostanziale legato all’ottimizzazione degli acquisti, del magazzino e della logistica: un buon software gestionale deve permettere di amministrare anche questo, così come fa CGM XMEDICAL.
Centralità della variabile “tempo”.
CGM XMEDICAL, specificamente progettato per le esigenze di Poliambulatori, Studi di Diagnostica per Immagini, Centri di Fisioterapia e Riabilitazione, Ambulatori di Chirurgia Estetica e altre strutture sanitarie private, dispone di alcune peculiari caratteristiche che ne hanno sancito il successo e l’apprezzamento da parte degli operatori del settore:
- Programmazione e ottimizzazione del tempo
Con le tecnologie oggi disponibili, è incomprensibile e ingiustificabile la ragione per cui gli appuntamenti debbano continuare ad essere gestiti “manualmente”. Qualcuno si spinge artificiosamente a trasferire su Google Calendar – o altri strumenti gratuiti – la prenotazione giunta al telefono o alla reception, ma l’efficienza generale non ne trae grande beneficio. CGM XMEDICAL dispone di un’agenda digitale multivariabile che permette di stabilire un appuntamento in base alle risorse disponibili nella struttura sanitaria (macchine, stanza e operatore che offre una determinata prestazione) garantendo di evitare sovrapposizioni di appuntamenti o confusioni di ogni tipo. Non solo si risparmia molto tempo, ma si possono anche ridurre significativamente i costi e gestire efficacemente le richieste di cambio del cliente o le impreviste indisponibilità della struttura.
- Promemoria appuntamenti e customer care
Il software aiuta i Pazienti a ricordare il loro appuntamento: CGM XMEDICAL, infatti, è dotato di un sistema di messaggistica automatico che invia un’email e un sms a ridosso del loro impegno con il poliambulatorio. Anche la pianificazione di cicli di cura è semplificata, in base alla disponibilità del paziente. Si tratta di attività che ottimizzano il tempo e, nel contempo, danno al cliente la sensazione molto concreta di essere al centro dell’attenzione.
- Pianificazione online
Grazie all’interazione con la App XINFO, oltre all’invio dei reminder e conferma (via telefono, email o sms), il paziente potrà richiedere un appuntamento direttamente online. Non è una funzione che utilizzeranno tutti gli utenti visto che molti continueranno a prediligere il contatto interpersonale, ma si tratta comunque di una funzione implementata per venire incontro alle esigenze dei segmenti di mercato più all’avanguardia.
- Pianificazione dinamica
Con un solo clic è possibile spostare gli appuntamenti nei vari giorni. Paziente assente? La funzione “Appuntamenti sospesi” di CGM XMEDICAL permetterà di “congelare” l’appuntamento e di aiutare la segreteria a ripianificarlo.
- Calendario con codice colore
Ogni appuntamento, in base alle sue caratteristiche e alle risorse coinvolte, viene catalogato con dei colori diversi, in modo tale da essere facilmente riconoscibile: un vantaggio notevole quando i ritmi del lavoro diventano frenetici. - Moduli di registrazione del paziente
Con la digitalizzazione dei moduli di assunzione tutto è più veloce e ordinato e niente può essere perduto con un archivio digitale velocemente consultabile: dall’anamnesi alle terapie, la storia clinica del Paziente è sempre e subito a disposizione del medico o dell’operatore sanitario.
Fatturazione elettronica: un processo unico, completo e automatico.
L’ottimizzazione del tempo è relativa solo al sistema di gestione degli appuntamenti? Ovviamente no, perché un software sanitario di qualità è capace anche di gestire internamente le funzioni relative a fatturazioni e pagamento, anziché esternalizzarle. In CGM XMEDICAL, per esempio, la funzione relativa alla fatturazione elettronica risulta efficace sia per le azioni di business-to-business, sia per la ricezione delle fatture elettroniche passive che, di conseguenza, consente un controllo più intelligente del magazzino.
Inoltre, il modulo di fatturazione e amministrazione dispone di una serie di interessanti funzioni:
- Verifica assicurativa
- Gestione sinistri
- Reclami senza carta
- Fatturazione automatizzata
- Dichiarazioni del paziente
- Elaborazione della carta di credito
Questi servizi sono tutti estremamente utili all’azienda, ma è la positiva percezione dell’esperienza del paziente uno dei maggiori obiettivi che il software si pone. Ne è un esempio l’accessibilità alle schede o cartelle anagrafiche dei pazienti: grazie a CGM XMEDICAL è possibile reperire facilmente le informazioni utili dei pazienti piuttosto che dover passare al setaccio decine di documenti per trovare i dati giusti. Questi sistemi ovviamente acquisiscono le informazioni personali come nome, indirizzo, informazioni di contatto e dettagli assicurativi di un paziente.
Massima efficienza e riservatezza garantita.
- Ottenere dati demografici del paziente in maniera più veloce. Come già illustrato, il servizio di data-entry permetterà di evitare errori umani di trascrizione dei dati anagrafici, oltre a conservare il tutto in un archivio online (eliminando quindi inutili sprechi di documenti cartacei).
- Portale del paziente. Ogni paziente potrà accedere in qualsiasi momento ai propri dati contenuti nei server del software. Inoltre, potrà rimanere informato ed aggiornato sia sul proprio stato di salute che su eventuali notizie e aggiornamenti fornite dal sistema in relazione alla patologia da lui sofferta.
- Storia medica. Tutto è perfettamente catalogato e archiviato online e non vi è alcuna possibilità di perdere alcun documento, diagnostica o altro tipo di informazioni sia anagrafiche che cliniche dei pazienti, rischio elevatissimo al quale si è esposti con gli archivi cartacei.
- MPI (Master Patient Index). Ad ogni paziente viene assegnato un identificativo univoco che verrà riconosciuto dai vari sistemi che ne gestiranno il Percorso Diagnostico Terapeutico Assistenziale (PDTA) o la storia clinica.
- Elenchi di farmaci. Non più ricette sparse qua e là o liste varie: ogni paziente potrà controllare in qualsiasi momento l’elenco dei farmaci che dovrà assumere durante il proprio ciclo di cura.
- Informazioni sull’assicurazione sanitaria, o la convenzione o agevolazione alla quale il paziente ha diritto.
- Informazioni su allergie o intolleranze alimentari o altre criticità.
- Risultati di laboratorio / imaging. Il sistema di diagnostica per immagini, direttamente collegato alle apparecchiature, permetterà sia al medico che al paziente di consultare i propri referti, archiviati immediatamente online, in qualsiasi momento.
I vantaggi dell’utilizzo di un software per poliambulatori.
Un efficiente e performante software gestionale consente a tutte le tutte le parti in causa di trarre dei notevoli benefici: i medici ottimizzeranno il loro lavoro clinico specifico, il personale amministrativo e di segreteria potrà affidarsi ad un affidabile sistema informatizzato e i pazienti “vivranno” una esperienza ambulatoriale positiva. Risulterà pertanto sensibilmente migliorata:
- La Prescrizione della cura consultabile online in qualsiasi momento sia dal paziente che dal medico.
- Il Check-in online del paziente: con i dati inseriti già nel sistema, il paziente non dovrà ripetere tediose pratiche di riconoscimento.
- La comunicazione con il cliente: sarà migliore grazie al sistema di messaggistica interno al software.
- La messaggistica interna disponibile non solo tra struttura e Pazienti ma anche tra il personale interno all’azienda sanitaria.
- Le notifiche e promemoria: il paziente sarà sempre aggiornato sul proprio ciclo di cura ed i relativi appuntamenti.
- La chat video: in caso di contrattempo, sarà possibile comunque stabilire una comunicazione vis-a-vis tra medico e paziente.
- La funzione fax elettronico: anche se è una tecnologia ormai obsoleta, ancora per qualche anno, potrebbe essere necessario ricevere o inviare dei fax.
Accanto a questi aspetti, i vantaggi ulteriori di CGM XMEDICAL rispetto alla maggior parte degli altri software gestionali per poliambulatorio riguardano:
- Sistema di registrazione senza carta
Il vantaggio fondamentale dell’utilizzo del software per centri medici polispecialistici è la totale eliminazione dei documenti cartacei i quali non sono solo difficili da conservare e mantenere, ma sono anche soggetti a usura. Inoltre, un efficace sistema di cartelle cliniche elettroniche integrato ad un software per poliambulatori:- Stabilisce flussi di lavoro clinici efficaci. Tutto è perfettamente coordinato e controllato, ogni medico sa dove, come e quando assistere ogni paziente.
– Elimina la necessità di archiviare, gestire e recuperare record di carta ingombranti mediante digitalizzazione e conservazione sostitutiva dei documenti e firma grafometrica.
– Permette un accesso più facile ai dati clinici. Tutto è archiviato e catalogato e analizzare la storia clinica di un paziente è facile e intuitivo.
– Ha la capacità di raccogliere e analizzare i dati dei pazienti al fine di consentire importanti monitoraggi e statistiche di tipo clinico, amministrativo e di economia interna aziendale. - Tecnologia Cloud e mobilità
È possibile utilizzare il software in cloud locali e remoti o consentire, in tutta sicurezza, la refertazione all’esterno: anche se non presenti materialmente in struttura, sia un medico, che un paziente o una segretaria possono accedere al software in completa mobilità dal proprio smartphone o tablet. - Organizzazione e sala d’attesa migliorata
Il sistema di gestione della clinica migliora l’efficienza generale dell’organizzazione automatizzando l’intero sistema. CGM XMEDICAL aiuta a semplificare ogni elemento di un centro sanitario: un’agenda più organizzata, la contabilità e il magazzino sempre aggiornati, la gestione della sala d’attesa attraverso i monitor direttamente controllati dal programma, o semplicemente, la sicurezza di avere a disposizione qualsiasi documento in modo veloce e sereno. La gestione ottimizzata dei processi consente al personale medico di concentrarsi su attività più importanti, aumentandone la produttività e, quindi, dandogli la possibilità di vivere il proprio lavoro con serenità. Inoltre, i costi operativi del poliambulatorio sono ridotti al minimo e l’efficienza del personale è migliorata. Tutto ciò, infine, genera una ancora migliore attenzione verso il paziente che certamente consiglierà ad altri il nostro poliambulatorio attraverso il passaparola (scarica qui l’E-BOOK), perché consapevole di essere stato a contatto con un ambiente dall’elevata professionalità. - Soddisfazione massima del paziente
Una delle funzionalità più preziose del software di gestione dei poliambulatori è la programmazione: i clienti della struttura, se lo vorranno, non dovranno più chiamare per fissare gli appuntamenti, ma potranno farlo online in qualsiasi momento della loro giornata. Con un accesso 24 ore su 24 al loro portale, potranno inoltre annullare o riprogrammare gli appuntamenti, qualora ne abbiano la necessità. A questo si aggiunge la ricezione di una e-mail o di un SMS volti a notificare, in maniera del tutto automatica l’impegno imminente del paziente con la struttura, grazie all’app XINFO. Anche l’attesa in poliambulatorio è meglio organizzata: quante volte un paziente si è lamentato per il tempo perso a compilare i vari moduli di accettazione? Bene, il software traccia e gestisce l’incontro del paziente prima ancora che varchi la soglia della struttura, generando automaticamente moduli di assunzione elettronici che lo stesso paziente può compilare prima della visita. - Precisione
Le cartelle cliniche elettroniche sono prive di errori: il software elimina la possibilità di commettere inesattezze sfruttando l’automatizzazione delle procedure. In più, con ricette mediche di facile accesso online, è altresì ridotta la possibilità di ottenere medicine sbagliate a causa della scrittura talvolta illeggibile dei medici.
E le fatture? Il programma agevola anche questa tediosa procedura peraltro importantissima per qualsiasi centro sanitario. Il sistema, infatti, offre moduli di fatturazione che riducono lo stress della gestione dell’intero processo. Durante la fatturazione, può essere difficile tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto, ma con i moduli preimpostati di CGM XMEDICAL l’emissione e la ricezione di un documento fiscale è molto più semplice ed intuitiva
Per concludere.
Possiamo affermare, in conclusione, che una struttura sanitaria all’avanguardia non può fare a meno di un completo sistema di gestione informatica per compiere quel significativo e atteso salto di qualità. Molte strutture hanno già automatizzato buona parte dei propri processi, adottando CGM XMEDICAL. Poliambulatori, Centri di Medicina dello Sport e di Medicina Estetica, Studi Medici Specialistici e Centri di Diagnostica per Immagini si stanno rapidamente adattando ai cambiamenti del mercato con l’obiettivo di elevare la propria professionalità e, di conseguenza, garantire un servizio migliore alla propria clientela.
Se non ci si accontenta pertanto solo di un buon software gestionale, ma si sceglie invece una soluzione completa qual è CGM XMEDICAL, tutto ciò si traduce, più in generale, in un incremento significativo e globale della produttività aziendale.
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